• Sarah, de Maison Meeting

Comment bien choisir son lieu de réunion ?

Comme son nom l’indique, une salle de réunion a pour principal objectif de réunir. C’est un lieu privilégié pour organiser différents types d’événements d’entreprise. Vous devez donc trouver une salle adaptée au type d’événement que vous allez organiser.



Nos articles précédents vous ont délivré toutes les astuces à connaître pour organiser au mieux votre réunion sous toutes ses coutures. Cependant, nous n’avons pas encore évoqué un point central qui est le choix de votre salle de réunion. Il en existe des multitudes, probablement au sein même de vos locaux, mais dorénavant de plus en plus à l’extérieur de votre entreprise. Alors quel parti prendre ?



Pour choisir, voici les critères importants à prendre en compte.


En premier lieu, vient la localisation de la salle de réunion. Cette dernière doit être facilement accessible pour tous, que cela soit en voiture (avec possibilité de stationnement), en transports en communs ou même à pied. Elle doit idéalement se situer à proximité de lieux de restauration si aucun service de ce type n’est proposé au sein des locaux qui vous accueillent. La localisation est réellement le premier élément à prendre en compte lorsque vous choisirez votre salle de réunion. Souvenez-vous, elle ne doit pas être trop éloignée de la zone dans laquelle est située votre entreprise. Elle doit être facile d’accès, mais au calme, loin du bruit incessant des moteurs de voitures… Choisir une ambiance propice au travail contribuera à la réussite de votre réunion. Pour cela, l’espace peut être insolite, chic ou encore décontracté.


Il a été largement démontré, que prendre des pauses est indispensable afin de ne pas perdre totalement l’attention de son l’auditoire. Ces moments sont l’occasion de partager et d’échanger. Il est donc important que les locaux proposent un coin « détente » dans lequel les participants pourront se changer les et créer du lien avec d’autres collaborateurs. Une salle de réunion à l’extérieur de votre entreprise offrira l’avantage de casser la routine. L’idée est alors de sortir complètement les participants de leur cadre de travail classique afin de développer leur créativité.


Ensuite, il est indispensable de vérifier la qualité des locaux que vous avez choisis. Le point majeur est la propreté des lieux. La première impression est toujours celle qui nous reste en tête. Vous vous devez donc d’emmener vos collaborateurs dans un endroit propre, conforme aux normes sanitaires et sain. Les participants à votre réunion se sentiront alors de suite plus à l’aise et disposés à travailler et à se concentrer. Portez une attention particulière à l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite. Il serait fâcheux de louer une salle de réunion dans laquelle un ou plusieurs de vos participants ne pourraient pas entrer. Finalement, une vérification des sanitaires est de mise. Propreté et accessibilité seront les deux points à ne pas négliger.


L’accueil et la sécurité de vos collaborateurs doivent également être au cœur de vos préoccupations. Le personnel se doit d’avoir envers vous une attitude professionnelle et à l’écoute de vos besoins. Des personnes souriantes, chaleureuses et disponibles donnent tout de suite le ton d’une journée réussie n’est-ce pas ? Un aspect tout aussi primordial est celui de la sécurité. Ce même personnel doit avoir été formé aux gestes de premiers secours et connaît les numéros d’urgence. Vérifier que les locaux soient aux normes en termes d’évacuation et de moyens de lutte contre les incendies. Vérifier la présence de plan d’évacuation, de sorties de secours, d’extincteurs, de signalétiques par exemple.

Finalement, l’équipement à disposition en salle de réunion ainsi que les services annexes proposés doivent attirer votre vigilance. Assurez-vous que la connexion wifi soit bonne et disponible dans tous les locaux. Privilégiez une salle équipée en nombre de tables et de chaises, ainsi qu’un vidéo projecteur, un tableau blanc, un paper board ou de toute autre installation dont vous pourriez avoir besoin. N’hésitez pas à adresser votre demande au personnel en amont de votre venue. Demandez également si vous aurez la possibilité de vous restaurer sur place. La mise à disposition de café, bouteilles d’eau, petits déjeuners ou encore packs de bienvenue est requise.


Si après la lecture de cet article vous ne parvenez toujours pas à choisir entre organiser une réunion à l’intérieur de votre propre entreprise ou en extérieur, un dernier point pourrait faire basculer la balance. Il s’agit de l’aspect financier. En effet, louer une salle de réunion de manière ponctuelle vous fera économiser de l’argent ! Bien souvent, les entreprises sont installées dans des locaux trop petits pour avoir la joie de profiter d’une salle de réunion suffisamment grande, ou suffisamment bien équipée ou même d’une salle de réunion simplement. Au lieu de déménager ou d’investir dans de nouveaux locaux et équipements, un choix tel que Maison Meeting pourra peut-être davantage convenir à vos besoins…



Alors, avez-vous fait votre choix ?

40 vues0 commentaire