• Sarah, de Maison Meeting

Comment organiser l'espace dans lequel se déroule ma réunion ?

Il faut bien souvent consacrer des heures de réflexion portant sur le choix de la salle de réunion, des heures d’implication pour préparer les invitations, établir l’ordre du jour et préparer le déroulé de la séance, mais très peu de temps est réellement consacré à réfléchir sur la meilleure configuration de l’espace. Pourtant, l'aménagement de la salle possède un impact certain sur la qualité et la convivialité de votre réunion. Du choix du mobilier en passant par le confort des sièges ou encore la variété des équipements mis à votre disposition, tous influencent la qualité de votre assemblée. Ces divers aspects varient bien évidemment en fonction du nombre de participants, mais également en fonction du niveau d’implication et d’interaction souhaité ainsi que du standing voulu.

La clef pour mettre en place une configuration spatiale réussie, est donc de définir avant toute chose les objectifs de la réunion et les besoins de cette dernière afin de disposer en conséquence.



Voici donc les différentes configurations possibles et efficaces à envisager pour préparer votre réunion :


LA SALLE DE THÉÂTRE

Cette organisation permet d’optimiser l’espace dont vous disposez. En face de l’estrade où se tiendra l’animateur, sont installées des rangées de chaises les unes derrière les autres. Cette configuration permet d’accueillir un grand nombre de participants, idéalement pour un lancement de produits, un séminaire ou encore de grandes annonces. Attention toutefois, cette disposition n’encourage pas l’interaction entre les participants, elle sera donc choisie pour une réunion formelle.


SALLE EN U

Cette organisation permet une visibilité maximale entre animateur et participants. Cependant, ne pensez pas optimiser l’espace grâce à cette disposition. Elle sera parfaite pour un petit comité composé d’une quinzaine de personnes. Vous faciliterez néanmoins les échanges entre tous.


AUTOUR D’UNE TABLE

Cet agencement est sûrement le premier qui vous est venu à l’esprit lorsque nous avons abordé le thème de l’organisation spatiale. Il s’agit d’une disposition traditionnelle, notamment appréciée pour l’organisation de comités de direction ou encore d’entretiens. Elle permet de mettre tous les participants sur un pied d’égalité et de tenir une réunion plus ou moins formelle en fonction du choix de la table. Si vous optez pour une table rectangulaire, votre réunion possédera un caractère assez formel. Si votre table est ronde, votre réunion s’apparentera à une rencontre informelle et encore davantage si vous choisissez de la tenir autour d’une table basse.


CONFIGURATION CLASSE

Cette disposition concilie à la fois optimisation de l’espace et confort des participants. En effet, chacun possède sa propre table et espace de prise de note. Cette configuration est idéale lors de séminaires, de réunions longues ou encore de formations. Elle n’est cependant pas donnée à tout le monde, car il est nécessaire de dérouler cette assemblée dans un espace vaste pour pouvoir accueillir un maximum de personnes en même temps.


RÉUNION EN STAND-UP

Cette configuration est probablement celle demandant le plus d’espace. En effet, elle nécessite un lieu assez vaste pour que toutes les personnes puissent se disposer en cercle de sorte que chacun puisse contribuer à part égale et entendre les points soulevés lors de l’assemblée. Cependant si vous disposez d’une aire adaptée n’hésitez pas ! Cette organisation permet de gommer les liens hiérarchiques ; le patron n’est plus le seul debout devant son public mais toute l’équipe forme un tout.



Enfin, bien que la disposition spatiale soit importante, il est important de rappeler qu’une organisation réussie repose avant tout sur un arsenal d’équipements basiques mais efficaces. Le choix des chaises est un atout considérable, il n’est donc pas à négliger. Evitez les chaises pliables en matériau dur, généralement choisies pour leur facilité d’entretien et de stockage. Misez plutôt sur des chaises au moussage épais et possédant des dossiers ergonomiques ou à défaut, des fauteuils individuels. Veillez également à tenir votre réunion dans un espace adapté, munis de plusieurs prises électriques, d’un vidéo-projeteur, un tableau numérique ou encore d’un chevalet et d’un paperboard, indispensables pour réaliser vos présentations.


Voici donc les clefs qui vous permettront de briller lors de votre assemblée et d’optimiser la qualité de vos prochaines réunions. Nous comptons sur vous !

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