• Sarah, de Maison Meeting

Comment réussir sa réunion ?

Dernière mise à jour : 12 juil. 2021


Selon une étude réalisée en 2016 par Wolf Management Consultants, près de 50% du temps passé en réunion est parfaitement inutile, et pourtant les réunions se font de plus en plus fréquentes.


Alors pour nous qui planifions nos journées à la minute près en espérant avoir assez de 24h pour accomplir toutes les tâches que nous nous sommes fixées, ces statistiques sont plus que dommageables. De plus, il est important de rappeler que 60 à 80% des décisions cruciales d’entreprise sont prises au cours de ces fameux rassemblements. Il n’est donc pas envisageable de passer outre.


Le problème majeur qui se pose lors de l’organisation d’une réunion est le manque d’objectifs ou leur mauvaise formulation, souvent imprécise. Une réunion réussie doit respecter diverses étapes :


- Fixer l’ordre du jour

- Inviter les bons participants

- Choisir un lieu pertinent

- Définir les objectifs de la réunion

- Etablir un compte-rendu


Il est donc primordial de penser sa réunion et de l’organiser en amont.


Tout d’abord, abordons la question de la forme. Un planning de réunion ainsi que l’ordre du jour doivent impérativement être inscrits noir sur blanc afin que chaque participant puisse en avoir conscience et reste concentré durant tout le temps que durera cette dernière. De plus, il est important, en fonction du type de réunion, d’établir une politique stricte concernant les participants et leur comportement. Seules les personnes directement concernées par le sujet de l’assemblée doivent être invitées à participer afin d’éviter la perte de temps et gagner en productivité. Ajoutons également que la motivation a d’ores et déjà été quantifiée de nombreuses fois par diverses études : au-delà que 90min, cette dernière décroît. Il ne faut donc idéalement pas prévoir de réunion dépassant cette durée.

En ce qui concerne l’environnement, le choix du lieu s’avère crucial. En effet, il est déterminant dans le niveau de qualité des échanges. Il faut que celui-ci soit pensé de manière ergonomique afin que chaque participant s’y sente à sa place et puisse interagir sans difficulté avec autrui.


À propos du fond de la réunion, divers aspects sont à prendre en compte.

Tout d’abord, il faut fixer un cadre précis, l’ordre du jour ; c’est-à-dire pointer du doigt un réel objectif à atteindre, qui soit à la fois spécifique et mesurable, et délimiter le temps que cette dernière prendra.

Vient ensuite le scénario de la réunion. Tel un exercice d’écriture, votre réunion doit se composer d’une introduction, d’un développement et d’une conclusion. Il s’agit de la méthode la plus efficace à mettre en œuvre afin d’être certain de ne rien oublier. L’introduction a pour rôle de mettre en confiance les participants et d’introduire la phase de réflexion qui s’en vient, c’est-à-dire le développement dans lequel les décisions stratégiques seront prises. Finalement, la conclusion doit permettre à chacun de bien cerner les enjeux de la réunion et de s’assurer de la bonne perception des décisions prises au cours de cette dernière.

Et parce que la phase de développement est une phase collaborative, au travers de laquelle diverses idées et opinions seront partagées, il est important de bien organiser la prise de parole. Ainsi, un animateur devra être désigné pour assurer l’équité au sein du groupe et recadrer la conversation si celle-ci s’égare quelque peu.

Enfin, il nous faut aborder le suivi de la réunion. En effet, n’oublions pas qu’une réunion se doit d’être toujours utile. À bas la réunionite et nos mauvaises habitudes, une réunion possède un but premier qui est de déboucher sur des actions concrètes. Tel qu’un célèbre écrivain antique nous a dit « l’esprit en action vaut mieux que les mots » ( Publilius Syrus ). Le compte-rendu est donc primordial. Permettant bien plus que la synthétisation, il permet également de donner le sentiment que quelque chose est réellement ressorti de cette assemblée et qu’elle n’était pas vaine. Plus important encore, il donne la possibilité d’informer les personnes intéressées des décisions prises lors de la réunion et de s’assurer que la compréhension est partagée.


Vous avez à présent toutes les cartes en main pour réussir votre réunion. À vous de jouer !

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